管理時間的真正原因

克萊爾·湯普金斯

我們每個人都有 以某種形式或列表形式列出,以使我們掌握所有我們必須完成的事情。 如果列表很長(很可能是!),我們可以根據每天或每週的不同進行優先級排序。

有效 列出並確定在需要有效完成工作時需要執行哪些關鍵技能。 然而,當我們很忙時,我們一味追隨著我們 列表沒有停下來問為什麼這些任務是在它上面。

讓我們更仔細地看看我們列表中“登陸”的一些常見事物,調查他們如何到達那裡並看看如何以不同的方式管理它們。

1)志願服務

當你為自己工作時,任務不會以傳統的方式委派給你。 有時候,你會以專業或個人身份通過志願服務自己接受。 如果你是那種不喜歡拒絕的人,你可能會被這種工作壓倒。 即使它是有價值的,也是令人愉快的,只有這樣,你才能做到這一點,而無需妥協。

確保清楚你對志願者的期望和你願意做什麼。 這可以根據您完成的任務或您將投入的小時數量化。

2)與供應商和同事協調

當你與供應商或同事一起工作時,清楚你們每個人會做什麼是至關重要的。 為了您的安心,您需要將這些任務放在整個任務列表的大圖中,以確保您的工作沒有超出您的意願。

3)忙碌的工作

用簡單的任務來填充你的列表是很有誘惑力的。 我們喜歡他們,因為我們知道如何去做,而且他們很快。 如果你也在一些複雜的長期項目中工作,你並不總是確定要做什麼,並且延期付款,他們尤其感到欣慰。

像這樣的任務可以吸引人,因為它們涉及各種活動,不會挑戰你的注意力。 這些事情可能確實需要完成,例如為客戶開具發票或訂購耗材,但不以犧牲您的重要工作為代價。 批量這些 要做的 為了更高的效率或者當你的思想不需要成為最尖銳的時候保存它們。

這真的很緊急嗎?

敏銳的時間限制任務。 如果你不做任何事情,今天很明顯可能會發生一些不好的事情,那麼你很有動力去做。 問題是迫切需要完成很多緊急任務。 他們看起來比他們更強調,並且在他們變得批評之前往往很容易完成。

您可能聽說過Stephen Covey的時間管理象限。 這個矩陣把任務劃分為緊急和重要的,不是緊急而重要的,緊急的但不重要的,而不是緊急或重要的。

我們通常被捲入“緊急但不重要”的象限。 這些任務的緊迫性使我們跳過評估其重要性,因為沒有時間這樣做。 如果你發現自己處於這個像限中,你可能會感覺很有成效,但你所做的並不是重要的東西。 只是因為你很忙,這並不意味著你真的完成了任何事情。

虛假的緊急情況可能是產品或服務請求(價格明天上漲!),陷入客戶混亂,不想錯過Twitter或Facebook上的任何內容,或者在收到郵件時感到需要回復電子郵件。

把它作為一個練習來深入挖掘。 經常問自己“我在做什麼,為什麼要這樣做?” 這是你學習任何其他時間管理技巧的基礎。 這些問題將幫助你從你的死木頭中解脫出來 去做 列表並幫助您提前計劃,以避免耗時的危機。

時間管理技能對於事情勝任完成很有用。 但如果你生產的產品並不重要,那麼提高你的生產力就沒有意義了。 什麼時候管理的真正目的是確保你花費你生命中的幾個小時和幾天參與對你有意義的活動。

 

專業組織者克萊爾·湯普金斯專注於創建自定義的組織技巧。 通過解決她的客戶的獨特需求,她提供的解決方案,使他們的生活有更多的空閒時間做自己喜歡的事更容易。 得到她的報告“30分鐘至少雜波你的辦公桌上”與您 免費電子雜誌訂閱.